Tout comprendre avant de piloter votre activite avec Hermes.
Cette FAQ détaille les principales fonctionnalités de l'outil : production brute, net agence, résiliations, conformité, commissions, collaborateurs, forfaits, facturation et exports.
A quoi sert Hermes au quotidien ?
Hermes centralise le pilotage commercial d'un cabinet : déclaration des ventes, suivi des objectifs, résiliations, production nette agence, production brute collaborateur, conformité des ventes et commissionnement.
L'objectif est de remplacer les suivis dispersés dans plusieurs tableurs par une interface unique, lisible et exploitable par le dirigeant comme par les collaborateurs.
Quelle est la différence entre brut, résiliations et net ?
La production brute correspond aux ventes enregistrées. Les résiliations sont suivies au niveau agence uniquement. La production nette agence correspond donc au brut agence moins les résiliations agence.
Pour les collaborateurs, Hermes suit uniquement la production brute personnelle. Une résiliation n'est pas imputée à un collaborateur, afin de conserver un pilotage individuel simple et équitable.
Qui peut déclarer une vente ou une résiliation ?
Un collaborateur non administrateur déclare uniquement sa propre production. Il n'a pas besoin de choisir son nom dans une liste, car l'outil rattache automatiquement la vente à son profil.
Les administrateurs peuvent superviser l'ensemble des ventes et enregistrer les résiliations. Les résiliations sont réservées aux administrateurs car elles impactent directement le net agence.
Comment fonctionne la conformité des ventes ?
L'administrateur peut indiquer si une vente est conforme ou non conforme. Tant qu'une vente n'a pas été traitée, Hermes la comptabilise comme une tâche à vérifier dans l'espace administrateur.
- Conforme : la vente peut être intégrée au pilotage selon les règles du cabinet.
- Non conforme : la vente reste visible mais peut être exclue des calculs si le paramétrage le prévoit.
- En attente : l'administrateur doit encore statuer.
Que voit un collaborateur dans son espace ?
Un collaborateur accède aux résultats globaux de l'agence et à ses propres résultats individuels. Il peut suivre sa production brute, ses ventes du mois et ses commissions personnelles lorsque les conditions de déclenchement sont remplies.
Il peut également modifier sa propre fiche collaborateur, avec ses coordonnées, sa photo ou ses initiales, son poste et ses informations personnelles utiles au cabinet.
Que voit un administrateur dans le suivi agence ?
L'administrateur dispose d'un suivi agence complet : production brute, résiliations, production nette, objectifs, taux d'atteinte, histogrammes mensuels et jauges circulaires par catégorie.
Il peut filtrer les statistiques pour analyser une période, un produit, une catégorie ou un collaborateur, tout en conservant le net uniquement au niveau agence.
Comment fonctionne le suivi collaborateur ?
Le suivi collaborateur est individualisé. Un administrateur peut sélectionner un collaborateur et consulter sa production brute. Un collaborateur non administrateur ne voit que ses propres résultats individuels en complément des résultats globaux de l'agence.
Les résiliations ne sont pas affichées comme une charge individuelle collaborateur.
Comment se déclenche le commissionnement ?
Le dirigeant paramètre les règles de commissionnement. Il peut définir un montant en euros par vente ou par item, puis choisir si le déclenchement dépend d'un apport net positif par item ou d'un apport net positif global.
Dans tous les cas, le commissionnement collaborateur ne peut se déclencher que si l'agence est en réalisations nettes positives.
Peut-on télécharger un relevé de commissions ?
Oui. Chaque utilisateur peut télécharger un PDF mensuel reprenant la liste de ses ventes, les montants de commissions et le total global du mois choisi.
L'administrateur peut télécharger les relevés pour l'ensemble du cabinet. Le document reprend le logo Hermes, les références du cabinet, le logo de l'agence et un tableau détaillé des ventes et commissions.
Comment fonctionnent les objectifs et ambitions ?
L'administrateur définit les objectifs annuels par produit, puis répartit l'ambition mois par mois. Hermes transforme ces pourcentages en objectifs mensuels et calcule automatiquement les taux d'atteinte.
Ce fonctionnement permet de suivre l'avance ou le retard de l'agence sur chaque famille de produits.
L'outil est-il personnalisable aux couleurs du cabinet ?
Oui. Le cabinet peut renseigner son nom, son logo, son adresse, son code postal, sa ville, son pays, son SIREN, ses couleurs principales et les informations du gérant.
La palette de couleurs permet de personnaliser l'interface sans saisir de code couleur technique.
Comment sont gérés les collaborateurs et les accès ?
Les collaborateurs et les accès utilisateurs sont gérés ensemble. La création d'un collaborateur permet aussi de définir son login, son mot de passe et son rôle.
Le login doit être une adresse e-mail. L'administrateur décide si le profil est collaborateur ou administrateur.
Quels forfaits sont disponibles ?
- Gratuit : 2 utilisateurs et 20 enregistrements de ventes.
- Essentiel : 10€ par mois, 4 utilisateurs et ventes illimitées.
- Pro : à partir de 19€ par mois, 10 utilisateurs inclus, puis 6€ par utilisateur supplémentaire.
Que se passe-t-il si les limites du forfait sont atteintes ?
Si un cabinet gratuit tente d'ajouter un troisième utilisateur, Hermes l'oriente vers le forfait Essentiel. Si un cabinet Essentiel tente d'ajouter un cinquième utilisateur ou plus, Hermes l'oriente vers le forfait Pro.
Les blocages liés au nombre d'utilisateurs et au nombre d'enregistrements de ventes sont actifs selon le forfait choisi.
Comment fonctionne la facturation ?
La partie Mon forfait affiche les factures du cabinet avec leur état : en attente de règlement, réglée ou refusée. Les factures sont prévues le premier jour du mois suivant pour le mois précédent.
Chaque facture peut être téléchargée en PDF.
Les données sont-elles partagées entre plusieurs postes ?
Dans la version locale, les données sont stockées dans le navigateur utilisé. Pour un usage réel sur Internet avec plusieurs cabinets, plusieurs postes, facturation et e-mails automatiques, il faudra une version serveur avec base de données, authentification sécurisée et sauvegardes.